FATTURAZIONE ELETTRONICA E CONSERVAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE
La Fattura Elettronica:
Dal 01.01.2019 le fatture relative a cessioni di beni o prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere emesse solo in formato elettronico.
L’obbligo di emissione della fattura in formato elettronico tra soggetti privati è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 e riguarda sia le operazioni tra due operatori IVA sia le operazioni tra operatori IVA e consumatori finali.
Che cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica è un documento informatico emesso in uno specifico formato (XML), che deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).
Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate che ha il compito di:
- verificare se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali;
- verificare l’esistenza della Partita IVA/Codice Fiscale del fornitore e del cliente;
- consegnare la fattura al cliente.
Soggetti Esonerati:
Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica solo i lavoratori autonomi e le imprese individuali che rientrano nel cosiddetto «regime dei minimi» (art. 27 comma 1 e 2, D.L. 98/2011) e nel cosiddetto «regime forfettario» (art. 1 commi da 54 a 89, L.190/2014), oltre ai «piccoli produttori agricoli» (art. 34 comma 6, DPR 633/72) i quali sono esonerati per legge dall’emissione di fattura.
E’ data la facoltà a questi soggetti di emettere comunque fattura in formato elettronico.
Per le fatture cartacee ricevute da soggetti minimi o forfettari, nonché per le fatture ricevute da soggetti non residenti in Italia (Intra o ExtraUE), le regole non sono cambiate.
Pertanto queste fatture andranno:
- integrate in base alle vigenti normative ai fini IVA;
- registrate in un apposito sezionale;
- conservate in formato
Fatture Elettroniche Emesse alla Pubblica Amministrazione:
Le regole riguardanti l’emissione delle fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione non sono state oggetto di modifica. Pertanto tutte le informazioni fornite in questo convegno non riguardano i rapporti con la Pubblica Amministrazione.
Fatturazione Elettronica – Le Fasi del Ciclo Attivo:
- ACQUISIZIONE DEI DATI DEL CLIENTE
- EMISSIONE DELLA FATTURA
- INVIO DELLA FATTURA
- CONSEGNA DELLA FATTURA
- CONTABILIZZAZIONE DELLA FATTURA
- CONSERVAZIONE DIGITALE
1- Acquisizione dei dati del cliente:
Rispetto alla fattura cartacea, oltre ai dati tradizionali (denominazione, indirizzo, Partita IVA e/o Codice Fiscale), è necessario richiedere al cliente l’Indirizzo Telematico a cui il SdI invierà la fattura.
Questo indirizzo potrà essere costituito da:
- un indirizzo PEC
oppure
- un codice alfanumerico di 7 cifre, cosiddetto «Codice Destinatario».
Ogni operatore IVA può registrare preventivamente l’Indirizzo Telematico (PEC o Codice Destinatario) dove intende ricevere di default tutte le fatture. A tal fine è prevista un’apposita procedura all’interno della propria area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate «Fatture e Corrispettivi».
Il Codice Destinatario è un codice alfanumerico che può essere richiesto solo da quei soggetti titolari di un canale di trasmissione già accreditato presso il SdI per ricevere le fatture elettroniche (in genere, le case di software).
I titolari di un Codice Destinatario (case di software) possono permettere ai loro clienti di utilizzare questo canale per la ricezione delle fatture elettroniche a loro intestate.
Ciò consente di ricevere le fatture elettroniche in un’apposita area in «Cloud» gestita dalla propria casa di software, dalla quale poi le stesse possono essere agevolmente visionate e conservate.
Nel caso in cui il cliente, alternativamente:
- non comunichi alcun Indirizzo Telematico (Pec o Codice Destinatario);
- è un consumatore finale;
- è un operatore in regime dei minimi o forfettario o piccolo produttore agricolo;
il SdI invierà la fattura in un’apposita area del sito dell’Agenzia delle Entrate, accessibile dal cliente previa registrazione al portale «Fatture e Corrispettivi».
In tal caso andrà consegnata al cliente una copia su carta (o via mail) della fattura inviata al SdI, nella quale dovrà essere annotato che «l’originale della fattura elettronica può essere consultato e scaricato nell’area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate».
Per semplificare l’acquisizione dei dati del cliente, l’Agenzia delle Entrate ha abbinato a ciascun operatore IVA un QRCode, una sorta di «biglietto da visita» nel quale sono contenuti tutti i dati necessari all’emissione di una fattura elettronica.
Ogni operatore IVA potrà scaricare il proprio QRCode tramite l’area riservata del portale «Fatture e Corrispettivi».
Dotandosi di un apposito lettore sarà possibile ottenere rapidamente tutti i dati necessari all’emissione della fattura (compreso l’Indirizzo Telematico, se preventivamente registrato).
Esempio QRCode
2- Emissione della Fattura:
Per compilare una fattura elettronica è necessario dotarsi di un programma che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML.
L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione gratuitamente 3 tipi di programmi per predisporre ed inviare al SdI le fatture elettroniche. Ma la stessa Agenzia, nella guida pubblicata nel mese di Settembre, ha specificato che «tali procedure sono rivolte soprattutto agli operatori che emettono un numero contenuto di fatture e sono soliti predisporle con gli usuali programmi di videoscrittura ovvero su modelli prestampati di carta».
Se la fattura viene predisposta ed inviata al cliente in formato cartaceo o comunque diverso da quello XML ovvero con modalità diverse dal SdI, tale fattura si considera non emessa.
La mancata emissione comporta:
- sanzioni a carico del fornitore;
- sanzioni a carico del cliente per l’eventuale mancata auto-fatturazione e;
- impossibilità di detrazione dell’IVA a carico del cliente
La fattura elettronica è visionabile attraverso dei software di conversione da XML a PDF. In genere tale conversione è già fornita di default dai software utilizzati per l’emissione della fattura.
Non esiste alcun obbligo di stampa della fattura elettronica emessa o ricevuta
In appendice alle slides è possibile visionare la versione stampabile di una fattura elettronica.
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