Circolare di Studio n. 9 del 23 Febbraio 2023

OGGETTO:

• Tenuta e conservazione dei registri contabili obbligatori
• Termine per la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche Tenuta e conservazione dei registri contabili obbligatori

Il DL 73/2022 (c.d. “Decreto Semplificazioni”) all’art. 1, c.2-bis è intervenuto sulla disciplina in materia di tenuta e conservazione dei registri contabili obbligatori contenuta nel DL 357/1994 introducendo all’art. 7 il comma 4- quater che di seguito si riporta:

“In deroga a quanto previsto dal comma 4-ter, la tenuta e la conservazione di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto sono, in ogni caso, considerate regolari in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge o di conservazione sostitutiva digitale ai sensi del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.”

Come già evidenziato in occasione dell’ultimo convegno di studio, la norma pare consentire la possibilità di evitare la stampa dei libri contabili su carta, essendo sufficiente la sola conservazione su qualsiasi supporto (per esempio anche in un file .pdf). Va però evidenziato che ad oggi non è stato pubblicato nessun chiarimento ufficiale da parte dell’Agenzia delle Entrate, chiarimento più che mai auspicabile visto che nel recente passato il legislatore aveva già emanato delle modifiche al DL 357/1994 sulle cui applicazioni pratiche l’Agenzia delle Entrate aveva fornito delucidazioni estremamente restrittive.

In particolare, non è chiaro:

• se sia necessario provare in qualche modo che il documento sia stato creato entro il termine stabilito (per l’anno 2021, 28.02.2023);
• se i registri non stampati abbiano valenza ai fini civilistici;
• se il formato .pdf «semplice» sia un formato accettabile, in quanto si ritiene che sia un formato modificabile (sarebbe pertanto necessario utilizzare dei software che lo rendano «immodificabile»).

Non è stato altresì specificato con quali modalità debba essere pagata l’imposta di bollo (modalità dei registri cartacei o modalità dei registri elettronici?).

Nelle more dei chiarimenti, si consiglia alla spettabile Clientela di procedere come di seguito:

• per quei clienti che hanno attivato sistemi di conservazione sostitutiva digitale, provvedere all’archiviazione entro il termine del 02.2023 in quanto nessuna modifica è stata apportata a questo sistema;
• per quei clienti che provvedevano alla stampa cartacea dei registri contabili, continuare con le stesse modalità anche per l’anno 2021 e quindi procedere alla stampa entro il 28.02.2023.

Si rammenta, con riferimento al registro dei beni ammortizzabili, che lo stesso deve risultare aggiornato, secondo quanto disposto dall’articolo 16, D.P.R. 600/1973, già dal termine di presentazione della dichiarazione, ossia, relativamente al 2021, entro il 30 novembre 2022.

CONSERVAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

Entro il 28 febbraio 2023 occorre procedere alla conservazione digitale

delle fatture elettroniche emesse e ricevute nell’anno 2021.

Si invita la Spettabile Clientela a contattare il proprio gestore di software

per verificare che l’adempimento sia compiuto.

Si rammenta che l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione dei contribuenti un servizio di conservazione gratuita delle fatture elettroniche transitate attraverso lo SDI.

Per i clienti che avessero aderito a tale servizio già dal primo anno di introduzione della fatturazione elettronica, si rammenta che l’accordo di adesione aveva durata triennale. Occorre pertanto verificare se tale accordo è scaduto.

Nel caso lo sia, è possibile sottoscrivere il nuovo accordo di adesione al servizio di conservazione gratuita delle fatture elettroniche, che a differenza del precedente

• non ha termine (è valido fino a revoca)
• permette di indicare una data per il recupero retroattivo delle fatture ricevute (particolarmente utile per coprire il periodo tra il termine del vecchio accordo e l’adesione al nuovo)

Tale servizio è disponibile nell’area riservata del portale «Fatture e

Corrispettivi», nella sezione «Conservazione».

Lo Studio