Alla cortese attenzione della Clientela

Oggetto: CHIARIMENTI DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE IN MATERIA DI TRASFERTE E AUTO AD USO PROMISCUO

Con la presente circolare si affrontano le novità in oggetto.

REGIME FISCALE DEI RIMBORSI SPESE DURANTE LA TRASFERTA DEL DIPENDENTE

L’Agenzia delle Entrate, con circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, ha chiarito i seguenti aspetti

collegati al regime fiscale dei rimborsi spese ricevuti dai dipendenti in occasione delle trasferte:

− i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e servizio di noleggio con conducente) sostenute in occasione di trasferte non concorrono a formare il reddito del lavoratore se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con sistemi di pagamento tracciabile;

− il pagamento tracciabile consente anche la deducibilità del costo ai fini del reddito d’impresa;

− per le trasferte nel Comune della sede di lavoro è esente il rimborso sotto forma di indennità chilometrica riconosciuto al lavoratore per l’utilizzo del mezzo privato calcolato secondo i parametri delle tabelle ACI, purché opportunamente comprovato e documentato, con riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura. Detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro;

− il parcheggio è considerato spesa di viaggio se comprovato da documenti giustificativi che

identifichino in modo certo e univoco il veicolo e la sosta: il pagamento può avvenire anche in contanti;

− il pedaggio può essere considerato esente anche se pagato in contanti;

− la tassa di soggiorno ai fini dell’esenzione dev’essere pagata con strumenti tracciabili;

− non richiedono il pagamento tracciabile i biglietti per trasporto di linea mediante autobus, treni, aerei,

navi;

− sono esenti, anche se pagate in contanti, le altre spese, ulteriori e diverse rispetto a quelle per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal lavoratore nel limite giornaliero di 15,49 euro (25,82 euro per le trasferte all’estero);

− il metodo di pagamento tracciabile può essere dimostrato mediante prova della transazione ovvero tramite ricevuta della carta di debito o della carta di credito, copia del bollettino postale, MAV, copia dei pagamenti con PagoPA;

− può essere utilizzato anche l’estratto conto quale prova del pagamento tracciabile in via opzionale,

residuale e non aggiuntiva.

IMPONIBILITÀ AUTO AD USO PROMISCUO

L’Agenzia delle Entrate, con l’interpello n. 14/E/2026, ha dato risposta a un quesito in tema di assegnazione di veicoli in uso promiscuo nel caso in cui il dipendente rimborsi al datore l’intero onere economico sostenuto dall’azienda con le seguenti modalità:

• trattenuta mensile per dodici mesi a copertura del valore convenzionale dell’auto calcolato in

base alle tabelle ACI;

• trattenuta sul premio variabile lordo della differenza tra il costo del noleggio annuo sostenuto dalla società e la somma già pagata dal dipendente tramite le trattenute mensili.

Alla luce delle norme in vigore e della prassi, l’Agenzia ritiene che, così come precisato dalla circolare del Ministero delle Finanze n. 326/1997, per usufruire del regime speciale di esenzione, il dipendente possa contribuire al costo dell’auto solo attraverso la trattenuta mensile pari al valore del fringe benefit convenzionale. Questa trattenuta, distribuita su dodici mesi, permette di azzerare il fringe benefit tassabile, come previsto dall’articolo 51, comma 4, lettera a), del Tuir.

Per quanto riguarda il residuo dell’intero costo di noleggio sostenuto dalla società, l’Agenzia, a differenza di quanto affermato dalla società, ritiene che tale somma debba essere trattenuta dall’importo “netto” – e non lordo, dunque – della retribuzione variabile attribuita al dipendente, in quanto l’eccedenza del valore convenzionale determinato in base al comma 4 dell’articolo 51 concorre alla formazione del reddito complessivo ai sensi del comma 1 della stessa norma.

Lo studio rimane a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti. Distinti saluti.